Zarządzanie czasem jest jedną z tych umiejętności, do której w Polsce nie przywiązuje się zbytniej uwagi, a która może ogromnie wpłynąć na nasze życie i pracę. Nie ma znaczenia, jak jesteśmy inteligentni i bystrzy, jeśli nie nauczymy się organizować informacji i planować zadań w odpowiedni sposób, nie będziemy w stanie im sprostać. Dlatego warto, byś przeczytał ten artykuł i zaczął stosować się do kilku prostych zasad...

 10 wskazówek, jak dobrze zarządzać czasem

Zarządzanie czasem jest jedną z tych umiejętności, której nikt nie uczy w szkole, a która może ogromnie wpłynąć na nasze życie i pracę. Nie ma znaczenia jak jesteśmy inteligentni i bystrzy, jeśli nie nauczymy się organizować informacji i planować zadań w odpowiedni sposób, nie będziemy w stanie im sprostać.

Młodsi pracownicy rozumieją kluczowość tej kwestii, dlatego zarządzanie czasem stało się niewiarygodnie chodliwym tematem. Pojawia się coraz więcej specjalistów z tej dziedziny, jednym z guru tej dziedziny jest np. Gina Trapani, która prowadzi jeden z  najbardziej popularnych blogów na świecie czyli Lifehacker.

Rozpoczynając daną pracę musisz zdać sobie sprawę ze swoich różnych zdolność odnośnie obsługi informacji i zarządzania czasem. Zdaniem jednego ze specjalistów od wydajności pracy Merlina Mann’a: "Kariera zależy głównie od miękkich umiejętności, które sprawiają że jesteś w stanie poradzić sobie nawet z wielkim nawałem pracy".

Tak więc przedstawiamy ci 10 wskazówek, abyś nauczył się lepiej zarządzać swoim czasem:

 

 

M. Mann podkreśla często w swoich artykułach, że „zdolność do szybkiego przetwarzania i syntezy informacji oraz przekształcania ich w działania jest jedną z najbardziej pożądanych umiejętności zawodowych we współczesnym świecie". Dlatego, by zbliżyć się do pracy specjalistów stwórz folder na każdy typ wiadomości. Jeśli potrzebujesz przemyśleć odpowiedź, przenieś dany email do listy rzeczy do zrobienia. Jeśli jest to odniesienie do czegoś, wydrukuj je, a jeśli treścią maila jest spotkanie zapisz je w swoim kalendarzu.

"Jedną z rzeczy, w której młodzi ludzie są naprawdę dobrzy to, to że nie zwlekają z działaniem. Nie stwarzają oni pozoru pracy przez wertowanie w górę i dół wiadomości na swojej skrzynce" – twierdzi Mann. Weź z nich przykład i zareaguj na wiadomość zaraz jak tylko ją przeczytasz.

2. Zapamiętaj, że wielozadaniowość nie jest najlepszym rozwiązaniem.

 

 

Dla ludzi, którzy nie wychowywali się na telewizji i nowych multimediach wielozadaniowość jest zabójcza, bo nie przywykli do takiego rozproszenia uwagi. Generalnie zmniejsza to wydajność każdego, bez względu na to kiedy się urodził. Gina Trapani podkreśla iż, „jest mało prawdopodobne, że 20-latek będzie się czuł przytłoczony z powodu wymagania od niego wykonywania wielu zadań, ale spadek jego produktywności będzie odczuwalny.” Dlatego postaraj się to ograniczyć.

G. Trapani uważa to za kluczową zasadę. Kiedy siada rano do pracy, zanim sprawdzi swoją skrzynkę pocztową, spędza godzinę na najbardziej istotne sprawy, które znajdują się na jej liście rzeczy do zrobienia. To dobry pomysł, bo nawet jeśli nie zdołasz tego zrobić w godzinę, będzie o wiele bardziej prawdopodobne, że wrócisz do czegoś, co już raz zacząłeś.

4. Sprawdzaj pocztę według planu.

 

 

5. Stwórz katalog potrzebnych i przydatnych adresów stron internetowych.

 

 

Zamiast tonięcia w luźnych notatkach na temat miejsc, które chcesz sprawdzić lub które chcesz zachować jako punkt odniesienia, itp., możesz je zapisać w jednym miejscu, a następnie łatwo je wertować i udostępniać. By śledzić wybrane strony internetowe możesz użyć do tego zakładek ze specjalnych serwisów takich jak: del.icio.us.

Projektant przemysłowy Jeff Beene wykonuje prace konsultingowe, więc może to zrobić o dowolnej porze dnia. Ale, jak mówi, "Staram się zaplanować wszystko tak, że pracować od samego rana, kiedy jestem najbardziej produktywny". Ty również możesz odkryć swój najlepszy czas do pracy, poprzez monitorowanie swojej wydajności w określonych porach dnia. Gdy już ci się to uda, powinieneś tak skonstruować swój harmonogram, by swój najlepszy czas zarezerwować na najtrudniejsze i najbardziej wymagające zadania.

7. Pomyśl o klawiszach.

 

 

Jeśli pracujesz na komputerze cały dzień, klawisze jakich używasz mają znaczenie, bo mają wpływ wydajności szukania informacji. Najlepiej zainwestuje w odpowiedni sprzęt. Warto to zrobić, gdyż jak twierdzi Trapani "Każdego dnia, pracownik w poszukiwaniu informacji wpisuje w wyszukiwarkę setki słów". Nawet jeśli przyspieszy to cały proces o 10 sekund, to i  tak w dłuższym okresie czasu będą widocznego efekty.

Mann uważa, że zwykle „nie mamy problemów z zakończeniem projektów, pojawiają się one raczej wraz z rozpoczęciem prac nad nimi ". Dlatego zaleca, by podzielić cały projekt na kawałki, tak łatwiej jest zacząć i nie ma przy tym poczucia przytłoczenia całością zadania.

9.  Twórz listy rzeczy do zrobienia każdego dnia.

 

 

Niektórzy ludzie lubią robić swoją listę zadań ręcznie, ponieważ pokazuje zaangażowanie w stosunku do każdej sprawy. Jest to dobre jeśli jesteś chętny do przepisywania tych spraw każdego dnia, dopóki nie zostaną zrobione. Inne osoby preferują pewne oprogramowania, które umożliwiają porządkować i dzielić ich listę rzeczy do zrobienia na części, które są wykonalne i istotne.

Pamiętaj, że dobry menedżer, posiadający dobre umiejętności zarządzania czasem reaguje na niektóre rzeczy wolniej niż jego koledzy po fachu, którzy nie posiadają tej umiejętności. Na przykład ktoś, ktoś kto skupia się wyłącznie na priorytetowym zadaniu prawdopodobnie zaniedba odbieranie poczty, co może później przynieść przykre konsekwencje. Jak pisze Markovitz:. "Oczywiście są ważniejsze zadania niż korespondencja emailowa. Intuicyjnie wszyscy zdajemy sobie z tego sprawę. To jednak co musimy sobie uświadomić to to,  że przetwarzanie i planowanie własnej pracy należy również do priorytetowych zadań. "